УДОБНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ С КОНТРАГЕНТАМИ
Существует алгоритм обмена электронной документации в сети деловых коммуникаций и обмена электронными документами между компаниями, госорганами и обыкновенными людьми (СБИС):
- Подготовка продавцом (отправителем) документов или авто-выгрузка готового комплекта документов через специальную обработку из учетной системы.
- Последующее отправление комплекта документов, заверенных электронной подписью (ЭП).
- В случае если получатель не зарегистрирован в СБИС, ему будет отправлено на e-mail предложение подключения системы для чтения документа.
- Получатель (покупатель) принимает документы, которые обрабатываются специальной обработкой в его учетной системе или в личном кабинете СБИС.
Если необходимо согласовать документацию с обеих сторон, получатель (покупатель) ставит подпись или отклоняет документ, указав причину отказа. - Отправитель (продавец) может следить за процессом отправки и получения документа, утвержденного получателем (покупателем).
- В случае, когда комплект документов отклоняется, есть возможность скорректировать отклоненный документ или загрузить новый.
Для того, чтобы не происходило несогласованных действий между отправителем и получателем, запрещено менять этапы отправки и получения между организациями, но есть возможность изменения и дополнения в стадии прохождения согласования документов.
Регламент по обмену документами сторон
Существует четыре основных инструкции по обмену электронной документации между сторонами в СБИС, для эффективного взаимодействия:
- Утверждение договоров
Стандартизированный вид согласования договора.
Документ утверждается двумя сторонами. - Утверждается обоими контрагентами.
Процесс выставления и принятия документов в виде электронного документооборота регламентирована Приказом Минфина Российской Федерации 50н. - Проверка взаимных расчётов сторон
Главное отличие от типового согласования – то, что при обнаружении спорных моментов, покупатель может изменить и предложить свой вариант акта сверки. При принятии варианта второго контрагента, первый вносит корректировки в документацию и направляет исправленный документ акта сверки. - Взаимообмен корреспонденции и дополнений
Отправка корреспонденции, такой как дополнения к договору, пояснения, поздравления и прочее, можно не согласовывать при отправке.
У вас остались вопросы?
— Мы с удовольствием на них ответим!